تنظيم وإدارة الدورات الرياضية

تنظيم وإدارة الدورات الرياضية
تتنوع الدورات الرياضية فى شكلها وأسلوب تنظيمها وتنفيذها إلى أشكال عديدة فمنها ما يقام فى لعبة واحدة أو أكثر من لعبة ، ومنها ما يقام لقطاع معين من قطاعات المجتمع ولكنها جميعا تتفق فى أسلوب التنفيذ .
فتنفيذ أى دورة رياضية يحتاج إلى العناصر الآتية :
1 – قادة .
2 – امكانات ( أجهزة منشأت ) .
3 – ميزانيات .
4 – برامج .
5 - تنظيم وإدارة .
أولاً : القادة :
وهم الأفراد اللازمين لتنفيذ الخطة الموضوعة بحيث تتوافر فيهم الكفاءة والتأهيل لما يسند إليهم من واجبات .
ثانيا : الامكانات :
وتعنى المنشأت الرياضية والأدوات والأجهزة الرياضية المطلوبة والتى تفى باحتياجات الدورة .
ثالثا : الميزانيات :
وتعنى الموارد المالية المقامة لتنفيذ الدورة على بنود محددة بناء على خطة موضوعه ومتفق عليها .
رابعاً : البرامج :
وهى الفقرات التى سيتم تنفيذها خلال مدة الدورة وليس فقط المباريات وإنما تشمل الاجتماعات والدعوات والحفلات .. إلخ .
خامسا : تنظيم الدورة :
ويشمل سير العمل بالدورة بشكل عام ، بما فى ذلك من تحديد الواجبات والمسئوليات وتوقيتات التنفيذ ومتابعة ما يتم أولا بأول .
لذلك فإن تنظيم أى دورة رياضية يحتاج إلى جهد كبير لاخراجها بصورة تتفق مع مكانه الدولة أو الجهة المنظمة ، فالدورات الرياضية أصبحت الآن من الانجازات التى تعكس تقديم الشعوب وقدراتها على التنظيم والابداع .
نتعرض هنا بشئ من التفصيل إلى الأسس العامة التى يجب مراعاتها فى تنظيم وإدارة أى دورة رياضية وذلك بعد التأكد من وجود العناصر الأربعة السابقة .
اللجنة العليا للدورة
تشكل لجنة عليا تضم المسئولين عن أنشطتها من الذين يملكون اصدار القرار ، وتكون مهمتها وضع الأسس العامة للدورة من حيث :
• تحديد الفرق المشتركة .
• تحديد موعد الافتتاح وموعد الختام واعتماد برنامج الدورة .
• الميزانية العامة للدورة .
• تعيين مدير الدورة ورؤساء اللجان .
• تحديد المنشأت الرياضية وأماكن الاقامة .
• تقديم التقرير النهائى للدورة .
ويتولى بعد ذلك مدير الدورة مع رؤساء اللجان اختيار اعضاء كل لجنة وتحديد اختصاصاتها ومسئولياتها – مع وضع برنامج زمنى للتنفيذ ، ويتم متابعته أولا بأول من مدير الدورة حتى يتمكن من عرض الانجازات بصورة عامة على اللجنة العليا .
لجان الدورة :
1 – لجنة المسابقات .
2- لجنة الملاعب والادوات .
3-لجنة الاستقبال .
4- لجنة المراسم .
5- لجنة المواصلات .
6- لجنة الاقامة .
7 - لجنة التغذية .
8 – لجنة الاعلام .
9- لجنة التحكيم .
10- لجنة الجوائز .
11 – لجنة الطعون والاحتجاجات .
12 – اللجنة المالية .
13 – اللجنة الطبية .
14 – لجنة السكرتارية .
الاختصاصات العامة لكل لجنة :
1 – لجنة المسابقات :
• وضع لائحة كل مسابقة بالاشتراك مع الاتحاد المختص وفقا للقانون الدولى للعبة .
• تحديد الطريقة التى يتم احتساب النتائج على أساسها .
• تحديد الطريقة التى يتم اتباعها فى التعادل .
2 – لجنة الملاعب والأدوات :
• تحديد الملاعب التى ستقام عليها مباريات الدورة .
• تحديد أوقات التدريب لكل فريق .
• تزويد الملاعب بالأدوات والأجهزة اللازمة للمباريات واعدادها للمباريات
• تقسيم أماكن المتفرجين وتحديد أماكن الضيوف ورؤساء البعثات واللاعبين .. إلخ .
• تجهيز غرف الحكام وخلع الملابس وأماكن احتياطى الفريقين .
• اخطار جهات الأمن بمكان وموعد كل مباراة لاتاذ الاحتياطات اللازمة .
2 – لجنة الاستقبال :
• طلب كشوف باسماء كل بعثة من لجنة السكرتارية الفنية ومعرفة مستى الضيوف المصاحبين للفرق والاتصال بلجنة المراسم لتحديد مستوى مندوب الاستقبال .
• استقبال الوفود المشتركة وفقا للمواعيد المحدد لوصولها وتسهيل اجراءات دخولها وتقديم المشروبات .
• توزيع كتيب على الضيوف عن الدورة ويتضمن جميع اسماء القيادات المسئولة وأرقام تليفوناتها وأماكن تواجدها .
• اعداد وسيلة الاتصال المخصصة لنقل الفريق إلى مكان الاقامة وتقديم المرافق ( الترجمة ) لرئيس الوفد
• اعداد مكان مناسب للجنة الاستقبال بمكان الوصول – توضع عليه لافته بشعار الدورة ويراعى وجود مندوب اللجنة بالتناوب خلال الـ 24 ساعة بهذا المكان لتسهيل مهمة الفرق التى تصل خارج مواعيد الوصول المحددة مسبقا .
• اعداد بيان بمواعيد فتح صالة كبار الزوار ومتابعة ذلك باستمرار .
فى توديع الوفود :
• استقبال الوفود بمكان الرحيل وتسهيل اجراءات الخروج .
• الاتصال بقيادة الدورة لتحديد مندوبيها فى توديع الوفود وتأكيد الاتصال بهم لتحديد التوقيتات الخاصة بذلك .
ويراعى اتمام اجراءات توديع الوفود بنفس الحماس ال1ى تم به استقبالهم – باعتبار أن هذا يمثل الانطباع الأخير لهذه الفرق فى فترة اقامتهم .
4 – لجنة المراسم :
وتتفرع أعمال هذه اللجنة إلى :
• مراسم استقبال الوفود المشتركة .
• مراسم وضع اعلام الوفود المشتركة .
• مراسك افتتاح الدورة .,
• مراسم الفوز .
• مراسم الختام .
( أ ) مراسم استقبال الوفود :
1 – معرفة موعد وصول الوفود ( عدد0-صفات اعضاءه-اسم الطائرة-رقم الرحلة- مطار القيام )
2 – تشكيل لجنة بالمطار تعمل بالمناوبة لاستقبال الوفود التى تصل فجأة ويوضع تحت تصرف هذه اللجنة وسائل المواصلات التى قد تضطرها الظروف لاستعمالها .
3 – تجهيز عدد من الشباب وياقات من الزهور ( وفقا لأهمية الوفد ) لاستقبال رؤساء الوفود بالمطار .
4 – تعد الترتيبات المسبقة مع مصلحة الجمارك لعمل التسهيلات الجمركية للوفود
5- التصرف بلباقة وحكمة وبسرعة فى الأمور دون أن يشعر الضيوف بوجود أى اشكال أو صعوبة وهى مسئولية المرافقين الذين يختارون ويتم تدريبهم على مثل هذه الأمور
6 – تعد بيانات كافية تسلم لرئيس الوفد بمجرد وصوله عن مكان إقامه الوفد وأرقام الغرف وكافة التعليمات الخاصة بالدورة ومعها الشارات والهدايا التى تعدها إدارة الدورة .
( ب ) مراسم رفع اعلام الدول المشتركة بمكان الاقامة :
1- سواء أقامت الدول المدعوة للاشتراك فى الدورة أو المهرجان فى مكان واحد وأماكن متفرقة فتقام مراس رفع علم الدولة التى تصل إلى البلاد عقثب وصول وفدها أو جزء منه بيوم على الأقل .
2- تحدد ادارة الدورة مكان موحد لرفع هذه الاعلام .. وتقوم لجنة المراسم التى تخطرها اللجنة المختصة بوصول الفرق بالاتصال بالسيد رئيس العثة وتحدد موعد لاعضء العثة للتواجد بأكبر عدد منهم بملابسهم الرياضية أو الزى الرسمى للبعثة فى المكان والموعد المحدد .
3- تعد لجنة المراسم العلم الخاص وتخطر ادارة الموسيقيات المختصة بالموعد المحدد لارسال فرقة موسيقية ومعها النشيد القومى الخاص .
4- عند وصول الفرق – صطف حسب عددها فى طابور يتقدمه رئيس البعثة والإداريين ويتقدمون إلى مكان رفع العلم حيث يقفون فى مواجهه العلم .
5- تعطى الاشارة للموسيقى لتعزف النشيد القومى مصاحبا لرفع علم الدولة .
6- ينصرف الوفد إلى محل اقامته مع المرافقين .
جـ - مراسم افتتاح الدورة :
1- تحدد اللجنة المنظمة الموعد والمكان الذى تقام فيه مراسم حفل الافتتتاح ورفع علمها .
2- تخطر جميع الوفود بذلك ويدعى رؤساء الوفود لاجتماع فى المكان المحدد للافتتاح لشرح التعليمات الخاصة بالوقوف والسير والتحية والاصطفاف والانصراف .. إلخ يشترك عادة فى هذا الاجتماع الذى يعتبر بروفة عدد رمزى من أعضاء كل وفد .
3- تكون صورة المراسم الخاصة بالافتتاح على الشكل التالى :
• طابور سير لدخول جميع الوفود إلى أرض الاستاد أو مكان الافتتاح .
• القاء كلمة قصيرة للاستئذان فى وضع علم الدورة الذى يدخل إلى المكان فى هذا الوقت فى موكب من الرياضيين ويدعى لافتتاح الدورة .
• يرفع العلم بمصاحية الموسيقى وفى مواجهة جميع المشتركين .
• تدخل الشعلة ويتم اضاءتها .
• يعزف النشيد الوطنى للدول المضيفة .
• تبدأ الوفود فى الانصراف من المكان .
4- يراعى أن يكتب اسم كل دولة على لافته تحملها احدى الفتيات فى مقدمه الوفود ثم يتبعها بثلاثة أمتار حامل علم الدولة من احد ابنائها ثم رئيس العثة والرياضيين على أن يقوم حامل العلم بتحية نقطة الذات بالطريقة التى تحددها اللجنة المنظمة .
5- يراعى أن تكون المسافة بين كل فرد وآخر حوالى عشرة أمتار .
د – مراسم الفوز :
1 – تشكل لجنة المراسم طاقما من اعضائها بكل ملعب تقام فيه المباريات النهائية
2- تعد هذه اللجنة منصة الفوز فى مواجهة الاعلام .
3- تخصص موسيقى لعزف النشيد القومى للفائزين .
4 – مجموعة من الفتيات- لحمل ميداليات الفوز على صوانى .
5- مجموعة من الجنود يرى بزى موحد لرفع الاعلام .
6-اعداد لحن مميز يسبق مراسم الفوز لتنبيه اذهان المتفرجين .
7- تذاع النتائج عن كل مسابقة وقت اجراء المراسم .
ويكون تنفيذ مراسم الفوز كالآتى :
1- يعزف لحن مميز ويستحسن أن يكون 30-45 ثانية
2- يذاع اسم من سيقوم بتوزيع الجوائز ثم يقدم اللاعبين على المنصة .
3- عند المناداة على الفائز الأول يصعد الدرجة الوسطى من المنصة ويتسلم جائزته من الشخص الذى وقع عليه الاختيار الذى يتقدم ومعه مندوب لجنة المراسم وخلفه الثلاث أنسات يحملن الصوانى بالميداليات ومن المستحسن أن يشترك رئيس اتحاد اللعبة فى تسليم الجوائز وتتقدم الأنسة لتقدم الميدالية الخاصة باللاعب ثم تتراجع للخلف لتتقدم الآنسة الأخرى بعد نداء اسم الفائز الثانى وهكذا .
4- وبعد توزيع الثلاث ميداليات – يتجه الجميع لاعبين وإداريين فى اتجاه الاعلام – وتعطى الاشارة بعزف النشيد القومى للفائز الأول وفى الوقت الذى ترفع فيه الاعلام ببطء على أن يتوسط الثلاث أعلام علم الفائز بالمركز الأول وبعده بقليل علم الفائزين الثانى والثالث .
5- ينصرف الموكب فى هدوء بنظام كما بدأ .
هـ - مراسم الختام :
وتشبه مراسم الختام مراسم الافتتاح بعد أن ينزل العلم الخاص بالدورة ويقدم لرئيس المهرجان الذى يسلمه لمندوب الدولة التى ستقوم باقامه الدورة التاليه
ثم يعزف نشيد الدولة المضيفة .
5 – لجنة المواصلات :
• اعداد بيان بعدد اعضاء كل وقت وتخصيص السيارات المناسبة لهم .
• ترجمة جدول المباريات إلى وسائل انتقال للفرق والضيوف من وإلى الملاعب .
• ترجمة جدول الحفلات والزيارات الجماعية إلى وسائل انتقالات مجمعة .
• الاشراف اليومى على تحركات الفرق والضيوف وتلافى كل ما ينشأ من صعوبات .
• تخصيص سيارة صغيرة وأتوبيس صغير بصفة احتياطية يمكن الاستعانة بهما فور حدوث أى خلل .
6- لجنة الاقامة :
• حصر عدد الوفود المشتركة فى الدورة وتوزيعها على فئات مثل لاعبين ، إداريين ، مشرفين ، رؤساء بعثان ضيوف مدعوين .. إلخ .
• تخصيص أماكن الاقامة المناسبة لكل منهم يستحسن تحديدها بالاسم ورقم الفرقة .
• اعداد بيان يتضمن تسكين جميع الفرق والضيوف فى الأماكن المخصصة للاقامة وتبلغ بها لجنة الاستقبال لاطلاع الوفود عليها عند الوصول .
• من المفيد جدا عقد اجتماع مع رؤساء الوفود والمدربين وعرض أصناف الطعام الرئيسية عليهم لمعرفة رأيهم ومدى قبولهم لها .
• وفى حالة الرفض يمكن الاتفاق على أصناف غيرها على أن تنبلغ لجنة التغذية بذلك .
• عقد اجتماع مع المدربين بعد يومين من بدء الاقامة أو سؤالهم فرادى عن أى مضايقات فى الاقامة لتلافيها .
7 – لجنة التغذية :

• التأكد من وجود جميع الاصناف الغذائية التى تحقق كفاءة تقديم الوجبات وفقا لما هو محدد .
• الاشراف على المكان الذى تقدم فيه الواجبات ومتابعة أعمال النظافة والخدمة .
• المرور بين حين وآخر على المطبخ للتأكد من سير كل شئ على ما يرام .
• تحديد مواعيد تقديم الواجبات واعلانها على الجميع وابلاغ لجنة الاقامة بها
• عقد اجتماع مع مدربى الفرق بعد يومين من بدء الاقامة مع لجنة الاقامة لبحث أى صعوبات فى موضوع التغذية للعمل على تلافيها .
• حصر اعداد السائقين وتدبير الواجبات اللازمة لهم فى أوقات مناسبة لا تتعارض مع واجباتهم .
• اعداد واجبات مغلقة لفرق التى يتطلب برنامجهم ذلك .
8 - لجنة الاعلام :
• اعداد نشرة يومية توزع على جهات الاعلام تتضمن بيانات عن اللاعبين المشتركين ومستوياتهم وأرقامهم السابقة وكذلك بيان برؤساء الوفود والضيوف .
• نشر نتائج المقابلات وانتداب متخصصين لتحليل المباريات بطريقة علمية .
• تنظيم المقابلات الصحفية والإذاعية والتليفزيونية التى تقيمها أجهزة الاعلام مع اللاعبين أو الإداريين أو الضيوف .
• تنظيم اذاعة المباريات مع أجهزة الاعلام وبالتنسيق مع لجنة الملاعب .
9- لجنة التحكيم :
• حصر المباريات التى ستقام فى اللعبات المدرجة بالدورة .
• تحديد الحكام اللازمين لكل مباراة .
• عقد اجتماع مع الحكام الضيوف للأتفاق على المباريات اللاتى سيقومون بتحكيمها .
• عقد اجتماع لجميع الحكام لدراسة الشروط الموضوعة لكل مسابقة .
• دراسة امكانية عقد دورات ترقية أو تأهيل للحكام اثناء الدورة ومسئولية تنفيذها إذا ما تقررت .
10 – لجنة الجوائز :
• تحديد مراكز الفوز فى كل مسابقة .
• توفير الجوائز الخاصة بكل منها وتسليمها فى الوقت المناسب للجنة المراسم فى مكان التوزيع .
• استلام الجوائز السابقة وفقا لنوع المسابقة واعدادها للتسليم مرة أخرى .
• الاعلان عن جوائز كل مسابقة فى بداية الدورة .
11 – لجنة الطعون والاحتجاجات :
• دراسة كل الشكاوى التى تقدم لها عن سير المباريات
• تحديد الوقت اللازم لتقديم الاحتجاج ومن المسئول عن تقديم وكذلك الرسم المقرر لكل احتجاج .
• اتخاذ القرارات الخاصة بالاحتجاجات واعلانها وموافاة مقدم الاحتجاج بلصورة منها .
12 – لجنة الشئون المالية :
• اتخاذ جميع الاجراءات المالية للصرف على الدورة بناء على التعليمات واللوائح القائمة .
• عرض بيان تفصيلى على رؤساء اللجان ككا فيما يخصهم مما صرف والمتبقى من الند المخصص .
• مراجعة جميع مستندات الصرف .
• تقديم التقرير المالى النهائى متضمنا :
- المبلغ المعتمد للدورة وتوزيعه على البنود .
- ما تم صرفه من كل بند .
• اجمالى المنصرف وفى حالة زيادته عن المعتمد يوضح ذلك وترفق به موافقات التجاوز .
13 – اللجنة الطبية :
• حصة المباريات التى ستقام وأماكنها .
• توزيع الأطباء والمساعدين على الملاعب .
• يخصص طبيب نوبتجى بمكان الاقامة .
• الأتفاق مع مستشفى لتخصيص عدد من الاسرة للحالات تتطلب ذلك اثناء الدورة .
• لجنه أماكن التدليك والساونا للفرق التى تتطلب ذلك .
14 – لجنة السكرتارية الفنية :
ويعتبر هذه اللجنة هى المسئول الفعلى عن كل ما يختص بالدورة وتتجمع لديها كافة البيانات الخاصة بكل لجنة ، وعن طريق هذه اللجنة تدار الدورة ويرجع إليها فى أى بند من بنود لائحة تنظيم الدورة .
يضاف إليها بعض الواجبات والمسئوليات مثل :
1- تجميع اسماء جميع المشتركين فى الدورة ونوعياتهم
2- تجميع نتائج جميع المسابقات .
3- تجميع مواعيد وصول ومغادرة الوفود .
4- تجميع التقرير النهائى من اللجان واعداد مشروع التقرير لعرصه على اللجنة العليا .
الدورات الرياضية هى سلسلة المنافسات التى تقام بين مجموعة من الوحدات أفراد كانوا أو جماعات بقصد تحديد الفائزين من بينهم أو ترتيبهم حسب نتائجهم وهى وسيلة للتعبير عن كثير من الحاجات الضرورية للأفراد أو الجماعات ومن أهمها المنافسة من حيث أنها ظاهرة طبيعية فى الإنسان قوامها أن الفرد أو الجماعة ولا يجب أن يكون أقل كفاءة من الآخرين .
والمنافسة السليمة تشكل عاملا مهما من عوامل الاتقان والتقدم والارتفاع بالمستوى وخاصة ى المجال الرياضى فالنشاط الخالى من المنافسة يدعو إلى الملل والسأم ويحتاج لقدر كبيلا من التركيز والإدارة .
وبتنظيم اساليب المنافسة نكون قد اسهمنا بقدر كبير من رفع المستوى الفنى والتربوى للنشاط الرياضى بين الأفراد والجماعات .